Proposal sponsor adalah makalah yang diajukan untuk meminta sponsor dari suatu badan atau lembaga agar mendukung atau mendanai event yang akan diadakan. Proposal ini biasanya dibuat jauh-jauh hari sebelum event itu dilaksanakan. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan proposal untuk sponsor ini, antara lain: bahasa yang digunakan harus formal, mencantumkan permohonan menjadi sponsor, tujuan pelaksanaan, nama kegiatan, tema kegiatan, bentuk kegiatan, waktu dan tempat, peserta, rencana anggaran dan penawaran kepada pihak sponsor. Untuk itu, inilah contoh proposal sponsor yang dapat anda gunakan sebagai panduan ketika anda membuat proposal tersebut.
Ketika anda ingin membuat proposal sponsor, hal pertama yang harus anda buat adalah membuat permohonan sponsor kepada lembaga yang dituju. Misalnya, contoh proposal sponsor dalam kegiatan festival band memperingati hari kemerdekaan. Dalam pembuatan permohonan sponsor urutannya adalah sebagai berikut; no lampiran, perihal, alamat lembaga yang akan dituju, salam pembuka, pembukaan, pelaksanaan kegiatan (hari/tanggal, waktu, tempat), penutup, tempat dan tanggal pembuatan permohonan sponsor, salam hormat, dan tanda tangan ketua dan sekretaris panitia pelaksanaan festival band.
Setelah itu, dalam contoh proposal sponsor, anda juga harus mencantumkan tujuan pelaksanaan. Misalnya tujuan pelaksanaan festival band adalah untuk memeriahkan acara 17 agustus di daerah tersebut, mempererat solidaritas antar warga, mempromosikan sponsor kepada warga setempat, mengembangkan bakat- bakat musik yang dimiliki oleh warga. Kemudian nama, tema, dan bentuk kegiatan juga harus dicantumkan. Misalnya, nama kegiatan: Festival band memperingati 17 agustus, tema kegiatan: Bersatu Kita Bisa, bentuk kegiatan: festival band. Selain itu, anda juga harus mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat festival band itu akan dilaksanakan. Peserta yang mengikuti festival band juga harus ditentukan, misalnya festival itu untuk kalangan sendiri atau untuk umum.
Contoh proposal sponsor juga harus dilengkapi dengan rencana anggaran yang akan dikeluarkan untuk event tersebut. Rencana anggaran biasanya dibuat untuk mengetahui biaya yang dibutuhkan ketika anda mengadakan suatu acara. Dalam rencana anggaran, rincian biayanya adalah sebagai berikut, rincian biaya untuk administrasi dan akomodasi (berhubungan dengan pengadaan formulir, izin pelaksanaan kegiatan), perlengkapan (berhubungan dengan apa yang dibutuhkan dalam melaksanakan event tersebut, seperti ID card, kaos seragam panitia pelaksana, alat band, sound system, tempat, dll), konsumsi (makanan dan minuman yang disediakan ketika event berlangsung), transportasi, publikasi dan dokumentasi, honor, hadiah untuk juara, dekorasi dan keamanan. Semua biaya harus dirinci dengan mencantumkan jumlah orang dan biaya yang dikeluarkan. Misalnya, honor untuk juri 250 ribu per orang dan jurinya berjumlah 3 orang. Maka dalam rencana anggaran ditulis 3 X@ 250 ribu. Setelah itu anda juga harus membuat rekapitulasi anggaran dan sumber dana yang anda dapatkan.
Contoh proposal sponsor juga harus ada penawaran untuk sponsor. Penawaran untuk sponsor dibuat untuk memperjelas apa saja biaya yang harus ditanggung oleh sponsor dalam pelaksanaan acara tersebut. Beberapa hal yang biasanya dicantumkan dalam pembuatan penawaran tersebut adalah sebagai berikut: pencantuman nama produk dari sponsor, nama produk juga akan ditampilkan diberbagai kegiatan yang diadakan, nama produk juga akan dicantumkan di beberapa atribut, seperti kaos, ID card, pamflet dll. Selanjutnya, anda juga harus mencantumkan biaya apa saja yang harus ditanggung oleh sponsor, misalnya biaya untuk hadiah dan tropi.
Ketika anda memutuskan untuk membuat proposal untuk mendapatkan sponsor, susunan panitia juga harus anda cantumkan di dalam contoh proposal sponsor tersebut. Tujuannya agar sponsor yakin bahwa kegiatan itu benar-benar akan dilaksanakan karena ada panitia penyelenggaranya. Selain itu, stempel kegiatan juga harus anda buat supaya lebih menyakinkan para sponsor dan sponsor akan memberikan dana untuk acara yang anda buat. Dalam pembuatan rencana anggaran janganlah dilebih-lebihkan supaya tidak membuat sponsor curiga dan tidak mepercayai anda sebagai panitia pelaksana kegiatan tersebut.
Demikianlah contoh proposal sponsoryang bisa anda gunakan sebagai tuntunan ketika anda diharuskan untuk membuat proposal untuk para sponsor dalam suatu kegiatan. Tentunya, sesuaikan pula proposal dengan kegiatan yang ingin anda selenggarakan, supaya tidak ada kesalahan dalam pembuatan proposal tersebut. Semoga contoh proposal ini bisa bermanfaat bagi anda dan kegiatan yang anda rencanakan juga sukses.
