Sebuah surat ini memiliki banyak fungsi di masyarakat. Terlebih jika surat tersebut sangat berhubungan dengan lembaga, instansi pemerintah. Fungsi dari surat sendiri yakni menyampaikan sebuah informasi dari pihak yang satu ke pihak yang lain. Sebab fungsinya ini, maka dalam pembuatan sebuah surat hendaknya dilakukan dengan gamblang dan seksama supaya tidak menyembabkan kesalah pahaman menafsirkan makna yang ada dalam isinya. Mencari contoh surat dinasbukanlah perkara yang sulit karena ada banyak contoh surat yang bisa kita temui dalam buku maupun internet.
Dalam menulis surat dinas, hendaknya bahasa surat dinas yang digunakan haruslah bahasa formal atau baku. Hal itu mencakup bentuk kalimat, bentuk ejaan dan lain sebagainya. Penggunaan bahasa yang baku cukup penting sebab surat dinas ini bersifat resmi. Disamping itu, dalam penulisan surat dinas kata yang harus disusun hendaknya logis dan juga sopan. Terlebih untuk pemilihan bahasa, ini juga penting diperhatikan karena akan menunjukkan wibawa dari yang bersangkutan yang melambankgan status sosial orang tersebut. Biasanya contoh surat dinas tersusun sangat rapi yang bahasa yang digunakan sangat efektif. Efektif disini artinya tidak menggunakan bahasa yang berbelit-belit sehingga menimbulkan makna yang ganda bagi pembacanya. Ini bertujuan agar kandungan isi surat dapat dipahami semua orang juga tepat sasaran.
Surat dinas ini sangat berbeda dengan jenis surat lainnya seperti surat pribadi. Ada beberapa bagian surat dinas seperti kop surat atau kepala surat, lampiran, nomor surat yang tentunya wajib dicantumkan. Setiap bagian tersebut pastinya juga memiliki fungsi berbeda. Pada bagian kepala surat ini menunjukkan identitas dari instansi yang bersangkutan. Contoh surat dinas dibagian tersebut umumnya tersusun dari nama instansi lembaga dan juga logo serta lambang yang letaknya bersebelahan. Dan dibagian bawahnya ada alamat dari instansi yang bersangkuran, dengan keterangan tambahan seperti nomor telepon, alamat email dan lain sebagainya.
Terdapat beberapa kesalahan umum yang hampir sering ditemukan di berbagai contoh surat dinas umumnya. Salah satu contohnya dalam penggunaan singkatan. Sekarang ini saja masih banyak ditemukan singkatan yang harusnya tidak usah digunakan, diantaranya tlp untuk singkatan dari telepon dan juga jl untuk jalan. Alangkah baiknya, jika ditulis secara lengkap. Disamping itu juga ada penggunaaan keterangan yang tentunya tidak diperlukan. Dibagian alamat contoh surat dinas, seharusnya jangan menggunakan singkat no untuk nomor dalam sebuah alamat. Pada umumnya orang sudah mengerti sepenuhnya jika angkat yang dicantumkan pada alamat merupakan nomor rumah, maka tidak perlu ditulis lagi. Dan hindari juga kesalahan umum surat dinas dengan penggunaan titik dua untuk kata telepon seperti contohnya telepon: 782435.
Sebenarnya masih ada lagi bagian penting dalam contoh surat dinas seperti pada bagian nomor surat dinas. Dengan adanya nomor ini berfungsi guna mempermudah instansi kedinasan utnuk menyimpat surat yang akan dijadikan arsip sebab terkadang, sebab instansi biasanya akan mencari lagi surat jika diperlukan. Proses pencarian surat akan menjadi mudah serta cepat dengan adanya sebuah nomor. Ini juga bisa berfungsi menunjukkan banyaknya jumlah surat yang pernah dibuat oleh instansi tersebut.
SMA NEGERI 3 YOGYAKARTA
Jalan Kamboja Indah 17 B
Nomor telepon 0274 9235561
Nomor: 012/sma Plg.Jb/VII/2013 Yogyakarta 27 Februari 2013
Lampiran: 1 lembar
Perihal: pemberitahuan
Kepada
Yth. Bapak/Ibu/Orang Tua/Wali Murid
Di tempat
Dengan hormat,
Agar terwujudnya keinginan anak-anak kami semua yaitu lulus dengan nilai yang sempurna, kami telah membuat suatu langkah agar anaka-anak Bapak dan Ibu semua dapat lulus dengan hasil yang maksimal.
Harapan kami Bapak dan Ibu berkenan memberikan motivasi demi kesuksesan program belajar kami yaitu sukses mencapai UN. Acara ini akan kami selenggarakan pada
Hari, tanggal : Senin, 5 Mei 2013
Waktu : 09.00 WIB – selesai
Tempat : Aula SMA Negeri 3 Yogyakarta
Motivator : Yusuf Rudy
Tujuan dari acara ini adalah agar Bapak dan Ibu dapat memberikan motivasi dan dukungan semangat belajar kepada siswa. Dengan dukungan dari Bapak dan Ibu sekalian, kami berharap anak murid dapat lebih efisien mempergunakan waktu yang singkat ini untuk rajin belajar.
Sekian pemberitahuan dari kami. Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih.
Kepala Sekolah SMA Neger 3 Yogyakarta
Bapak Eddy Sutejo
Demikianlah para pembaca yang budiman contoh surat dinas yang dapat kami bagikan kepada anda. kami berharap postingan yang kami berikan bisa memberi manfaat.
