Dalam membuat contoh surat resmi tentu saja ada beberapa kaidah yang harus diperhatikan. Selain itu tata cara penulian hendaknya juga harus baik serta benar. Surat resmi biasanya digunakan untuk memberikan informasi yang keabasahannya dapat dipertanggung jawabkan secara hukum. Misalnya sja contoh surat resmi perusahaan, surat pemberitahuan, surat permohonan dan lain-lain. Contoh yang nyata membuat surat resmi dimana kita diharuskan untuk membuatnya seperti saat perusahaan ingin memberikan undangan pertemuan atau rapat bersama perusahaan lain.
Fungsi dari surat resmi ini bisa dijadikan sebagai alat komunikasi untuk satu instansi ke instansi lainnya. Selain itu bisa menjadi alat bukti yang nyata karena bentuknya yang tertulis. Dan juga bisa menjadi alat bukti historis, sebagai pedoman kerja, alat pengingat dan bisa juga berfungsi sebagai duta organisasi. Dalam contoh surat resmi ini bahasa yang digunakan harus baik dan memenuhi ketentuan seperti menggunakan bahasa yang benar dan baku sesuai dengan ejaan yang semestinya. Pemilihan kata hendaknya juga harus logis. Isi dari surat ringaks dan tehinik penyusunan harus benar. Bahasa yang digunakan juga harus efektif sehingga mencpai sasaran.
Contoh surat resmi yang ditujukan untuk kepentingan tugas kedinasan ini juga terdiri dari bebrerapa jenis. Adapun jenis-jenis surat resmi tersebut adalah surat permohonan yang berarti surat perminttan untuk atasan misalnya seperti surat PK atau peninjauan kembali untuk mutasi tugas. Selain itu juga ada surat pengantar yang berfungsi untuk mengantarkan suatu keperluan. Bukan hanya itu saja, jenis contoh surat dinas ini juga masih banyak lagi seperti surat panggilan atau undangan, surat perintah, surat tugas, surat instruksi, surat kuasa, surat pengumman, nota dinas, surat niaga, surat gugat, surat referensi dan juga surat edaran.
Setiap surat tentunya memiliki bagian surat terpenting seperti halnya dlam contoh surat resmi. Bagian-bagian surat resmi ini memiliki kegunaan tertentu. terlebih letak bagian dan penempatan surat sangat bergantuk dari bentuk surat yang dipakai. Untuk surat resmi, bagian yang ada biasalnya adalah kepala surat, nomor surat, lampiran, hal, alamat surat, salam pembuka, isi surat, salam penutup, nama organisasi, nama terang, tanda tangan, tembusan dan juga inisial. Jika dilihat, bagian pada surat resmi ini memang sangat banyak, namun memang itulah aturan yang sudah ditetapkan dari dulu. Dan keberadaan masing-masing bagian tentunya juga memiliki kegunaan tersendiri.
Sebelum melangkah dengan bentuk-bentuk surat,, alangkah baiknya jika kita mengetahui dulu apa yang dimaksud bentuk surat. Maksud dari bentuk surat adlah tata letak dan juga posisi pada baian surat. Dan lagi setiap bagian tersebut memiliki posisi tertentu yang sesuai dari fungsi serta perannya. Misalnya sja sebagai petunjuk mapun identifikasi guna memproses contoh surat resmi itu sendiri. Berbagai bentuk surat ini berbeda dari satu dan yang lainnya, dan untuk pemakaianny sendiri tergantung dari instansi terkait maupun gaya masyarakat.
Pada umumnya, dua bentuk surat saja yang bisa dibedakan dengan jelas, sedangkan bentuk yang lain hanya merupakan variasi-variasi dan modifikasi dari kedua bentuk yang tersebut tadi. Kedua bentuk yang utama tersebut ialah block style atau lurus dan indentees style atau berlekuk. Sedangkan untuk varian dari kedua bentuk tersebut adalah bentuk yang setengah lurus dan bentuk semi block style atau setengah balok. Disamping itu juga masih ada lagi full block style (lurus penuh) dan juga official style (dimas/resmi) surat resmi. Untuk memperjelas contoh surat resmi tersebut seperti apa, dibawah ini akan kami berikan postingan yang bisa anda lihat.
PEMERTINTAH KOTA YOGYAKARTA
DINAS PENDIDIKAN
MUSYAWARAH GURU MATA PELAJARAN (MGMP) BAHASA INDONESIA
Nomor : 099/MGMP.BIND/SMPN3/V/09
Lampiran : -
Hal : Undangan
Yth. Bpk/Ibu Guru Mata pelajaran Bahasa Indonesia
ditempat
Dengan hormat,
Salam sejahtera, semoga Bapak/Ibu senantiasa dalam curahan rahmat dan nikmat-Nya, amin.
Menindaklanjuti program MGMP Bahasa Indonesia yang telah kita susun, dengan ini kami mengundang Bapak/Ibu untuk hadir pada pertemuan MGMP Bahasa Indonesia Kota Medan Pada,
Hari, tanggal : senin, 27 desember 2013
Jam : 08.00 WIB hingga selesai
Tempat : SMPN 3 Yogyakarta
Jalan Tentara Pelarjar 45
Agenda : penyempurnaan rencana pembelajaran
Sharing pengalaman dalam pembelajran
Persiapan ujian nasional 2014
Atas perhatian dan kehadiran bapak/ibu tepat pada waktunya kami menguncpkan terima kasih
Ketua Sekertaris
Anita rahayu budiman, S.Pd. Hendra Halim
NIP 23049709478 NIP 39741348971
