Surat penawaran merupakan salah satu surat bisnis yang berisi mengenai penawaran barang atau jasa dari suatu perusahaan. Sebelum mengirimkan surat penawaran biasanya penjual terlebih dahulu mengirimkn surat perkenalan kepada calon pembeli. Setelah surat perkenalan diberi respon oleh calon pembeli yang ditandainya pembeli mengirimkan surat permintaan penawaran maka penjual akan mengirimkan surat penawaran. Surat penawaran juga bisa dikirimkan penjual berdasarkan inisiatif sendiri oleh penjual tanpa menunggu calon pembeli mengirimkan surat permintaan penawaran. Contoh surat penawaran barang misalkan penjual menawarkan barang atau jasa yang dipoduksi oleh perusahaan, bisa berupa daftar barang dan harga ataupun jika ada daftar potongan yang diberikan jika membeli dalam skala yang besar.
Surat penawara ini biasanya tidak hanya dikirimkan oleh penjual kepada satu calon pembeli saja, tapi biasanya penjual akan mngirimkan surat penawaran kepada beberapa calon pembeli yang dirasa akan menjadi pembeli dari barang yang diproduksi oleh perusahaan. Surat penawaran ini mempunyai fungsi memberikan informasi mengenai barang atau jasa yang diproduksi kepada calon pembeli, agar nantinya calon pembeli akan tertarik dan berminat untuk membeli barang atau jasa yang ditawarkan. Contoh surat penawaran barang dapat berisi nama instansi atau perusahaan yang mengirimkan, alamat tujuan surat, dan yang terpenting adalah isi dari surat penawaran berupa barang atau jasa yang ditawarkan dan harga barang tersebut. Informasi ini sangat penting agar calon pembeli mengetahui barang dan harga yang ditawarkan.
Dalam membuat surat penawaran hendaknya menggunakan bahasa yang sopan dan baku. Penggunaan bahasa dalam menuliskan surat penawaran sangatlah penting karena melalui bahasa inilah calon pembeli akan menilai perusahaan sang penjual. Pemilihan kata yang tepat juga sangat mempengarui keberhasilan surat penawaran ini, dengan kata-kata yang menaik dan sopan calon pembeli akan tertarik untuk membeli barang yang ditawarkan. Contoh surat penawaran barang dengan menggunakan bahasa yang baik yaitu selalu gunakan bahasa Indonesia yang baku, jika calon pembeli berasal dari luar negeri gunakanlah bahasa Inggris yang benar dan sesuai dengan tata cara penulisan surat bahasa Inggris. Tata cara penulisan surat berbahasa Indonesia tentu berbeda dengan tata cara surat berbahasa Inggris.
Bagian dari surat menawaran terdiri dari tiga yaitu alinea pembuka, isi, dan alinea penutup. Ketiga bagian tersebut adalah bagian inti dari surat penawaran. Adapun bagian lainnya yang termasuk dalam surat penawaran yaitu: kop surat instansi atau perusahaan yang mengirimkan, nomor surat, lampiran jika ada, perihal surat, tanggal surat, dan alamat surat yang dituju. Selain itu pada bagian akhir surat penawaran juga dituliskan nama dan tanda tangan pimpinan ataupun manager perusahaan yang mengirimkan surat. Contoh surat penawaran barang yang lengkap adalah yang memuat kesemua bagian-bagian tersebut.
Yang akan dibahas disini hanyalah bagan inti dalam surat penawaran. Yang pertama adalah alinea pembuka. Dalam alinea pembuka berisi tentang pemberitahuan mengenai perusahaan yang baru dibuka ataupun mengenai hasil produksi dari perusahaan, selain itu alinea pembuka juga dapat berisikan latar belakang dalam menawarkan, seperti mendapatkan informasi dari iklan tentang pembeli yang membutuhkan barang yang perusahaan produksi, ataupun berdasarkan surat permintan penawaran yang dikirimkan, bisa juga sebelumnya penjual sudah membicarakannya langsung dengan calon pembeli. Alinea pembuka contoh surat penawaran barang misalnya: “Berdasarkan surat permintaan penawaran Saudara tanggal 12 November 2013 mengenai permintaan penawaran akan barang-barang elektronik dengan ini kami memberikan penawaran kepada Saudara.”
Yang kedua adalah isi, isi dari surat penawaran adalah jenis dan harga barang yang ditawarkan. Jika terdapat kualifikasi barang hedaknya untuk dicantumkan. Isi dari surat penawaran adalah penjelasan yang selengkap-lengkapnya mengenai barang yang ditawarkan. Contoh surat penawaran barang bagian isi bisa juga dicantumkan dalam lampiran. Hal ini dilakukan jika daftar barang yang ditawarkan berjumlah banyak. Bagian terpenting terakhir dalam surat penawaran adalah bagian penutup dalam bagian penutup sampaikan harapan agar bisa terjadi hubungan yang berkelanjutan.
Perlu diperhatikan jika akan melakukan penawaran kepada instansi pemerintah harus melampirkan Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), NPWP (Nomor Pokok wajib Pajak), dan TDR (Tanda Daftar Rekanan). Contoh surat penawaran barang yang baik sekurang-kurangnya harus memuat tiga informasi penting yaitu nama perusahaan dan bidangnya, kemampuan kinerja perusahaan, dan proyek yang pernah dilakukan serta prospek kedepan untuk calon pembeli.
