Surat pernyataan biasa dijumpai dalam kehidupan sehari-hari baik ketika dalam masa pendidikan atau setelah menjadi karyawan atau pegawai. Surat pernyataan sendiri memiliki arti surat yang memberikan keterangan bahwa orang yang membuat surat pernyataan ataupun pihak lain yang tertera dalam surat pernyataan pernah melakukan atau sedang melakukan sesuatu sesuai dengan keterangan dalam surat pernyataan. Selain memiliki makna ini, surat pernyataan juga memiliki arti lain yaitu berisi mengenai kesedian orang atau kelompok orang melakukan suatu hal yang tertera dalam surat pernyataan dan menanggung segala resiko yang sudah tertera dalam surat pernyataan. Contoh surat pernyataan yang menyangkut hukum harus dituliskan diatas kertas bersegel dan ditanda tangani diatas materai agar memiliki kekuatan hukum yang kuat, dan apabila terjadi sesuatu hal yang tidak diinginkan bisa dituntut melalui jalur hukum.
Di kehidupan sehari-hari banyak hal yang membutuhkan surat pernyataan. Misalnya dalam melamar pekerjaan tentunya diperlukan beberapa surat pernyataan dari dinas maupun instansi yang berkaitan. Misalnya saja surat pernyataan pernah mempunyai pengalaman kerja disuatu instansi. Selain itu seorang pemimpin atau manager juga sering membuat surat pernyataan untuk bawahannya. Surat pernyataan dalam dinas fungsi dan susunannya hampir sama dengan surat keterangan. Contoh surat pernyataan yang lain yaitu ketika akan mendaftar sebagai pegawai sering diminta untuk membuat surat pernyataan belum menikah. Selain itu ketika akan melamar pekerjaan sebelum diterima biasanya calon karyawan diminta untuk membuat surat pernyataan bahwa dirinya sanggup untuk berkomitmen dengan perusahaan.
Manfaat dari surat pernyataan sendiri ada banyak, yaitu manfaat untuk diri sendiri atau pembuat, manfaat untuk orang lain atau penerima, dan manfaat untuk instansi yang dinyatakan. Manfaat surat pernyataan untuk pembuat adalah sebagai alat bukti untuk memperkuat dan menadapatkan pengakuan dari pihak peminta bahwa dirinya sesuai dengan isi surat pernyataan yang dibuat. Sedangkan manfaat bagi penerima surat pernyataan yaitu sebagai alat bukti untuk meminta pertanggung jawaban pembuat jika pada suatu ketika pembuat melakukan hal yang tidak sesuai dengan surat pernyataan yang dibuat. Selain mempunyai manfaat bagi pembuat dan penerima surat pernyataan juga memiliki manfaat bagi instasi yang diyatakan, yaitu sebagai alat penguat keadaan pihak yang diterangkan, apabila yang membuat adalah instansi. Contoh surat pernyataan yang dibuat oleh instansi yaitu surat pernyataan yang menerangkan karyawan dari instansi tersebut.
Bentuk dari surat pernyataan sangatlah beragam. Contoh surat pernyataan yang dibuat pribadi tentunya akan berbeda dengan surat pernyataan yang dibuat oleh instansi. Surat pernyataan yang dibuat pribadi biasanya tidak menggunakan materai jika tdak menyangkut persolan hukum. Surat pernyataan yang menyangkut dengan hukum biasanya harus tanda tangan diatas materai agar memiliki kekuatan hukum. Surat pernyataan termasuk dalam surat pribadi, untuk memudahkan dalam meneliti isi surat pernyataan sabaiknya instansi yang meminta surat pernyataan memberikan format penulisan surat agar mudah dalam ngecekan kembali isi surat pernyataan.
Isi pokok dari surat pernyataan ada tiga bagian yaitu nama surat pernyataan, isi surat pernyataan, dan penutup surat pernyataan. Nama surat pernyataan dituliskan pada bagian teratas surat dan ditulis menjork ke tengah dengan menggunakan huruf kapital. Fungsi dari nama surat pernyataan ini adalah untuk memberikan judul dari pernyataan yang akan dibuat. Bagian kedua setelah nama pernyataan adalah isi pernyataan. Dalam bagian isi ini disebutkan identitas dari yang membuat pernyataan, kesungguhan dalam menyatakan dan hal yang dinyatakan sesuai dengan yang sebenarnya, identitas pihak yang menyatakan jika surat penyataan dibuat oleh instansi atau pihak lain. Bagian penutup surat pernyataan berupa tempat dan tanggal pembuaan surat serta tanda tangan dan nama terang pembuat. Contoh surat pernyataan memuat identitas yang lengkap, jelas, dan benar.
Untuk membuat surat pernyataan biasanya dibuat menggunakan kertas HVS dan ditanda tangani oleh pihak bersangkutan diatas materai. Materai yang digunakan disesuaikan dengan tingkat kepentingan dari surat pernyataan tersebut. Contoh surat pernyataanyang perlu menggunakan materai yang tinggi adalah surat pernyataan yang bersangkutan dengan masalah hukum. Surat pernyataan ini harus ditanda tangani diatas matera.
Dalam surat pernyataan juga perlu dicantumkan sangsi yang akan diberikan jika pernyataan yang dibuat itu tdak benar. Hal ini dimaksudkan agar pembuat pernyataan tidak membuatnya dengan sembarangan dan asal-asalan. Contoh surat pernyataan yang menggunakan sangsi misalnya surat pernyataan kesedian melakukan kerjasama, surat pernyataan yang menyangkut dengan hukum, dan surat pernyataan lainnya yang dirasa perlu untuk diberikan materai.
