Surat adalah salah satu alat komunikasi yang sering digunakan oleh instansi baik swasta maupun pemerintah. Saat ini penggunaan surat masih banyak digunakan oleh berbagai instansi, namun tidak seperti zaman dahulu untuk mengirimkan surat harus melalui pos. Dengan berkembangnya teknologi yang semakin maju, surat tidak harus dikirim melalui pos yang kadang memerlukan waktu berhari-hari agar sampai ketempat tujuan. Sekarang ini penggunaan surat elektronik lebih sering dipakai dan diminati. Apalagi bagi perusahaan yang sudah memiliki koneksi yang cukup luas, penggunaan surat elektronik atau yang biasa disebut dengan e-mail lebih sering digunakan. Dalam hitungan menit bahkan detik surat bisa langsung terkirim. Salah satu jenis surat yang biasa digunakan dalam dunia bisnis adalah surat niaga. Ada berbagai macam dan jenis contoh surat niaga yang sering digunakan oleh perusahaan-perusahaan perdagangan.
Surat niaga adalah surat yang digunakan dalam dunia usaha untuk melangsungkan kegiatan usaha perusahaan yang bersangkutan. Surat niaga ini sangat bermanfaat untuk melangsungkan kerjasama dalam meningkatkan produksi dan pangsa pasar dari sesuatu perusahaan dagang. Dalam membuat surat niaga haruslah menggunakan bahasa Indonesia yang baku serta baik dan benar. Susunan bahasanya pun harus runtut dan tidak berbelit-belit agar mudah dipahami oleh penerima surat. Selain itu format untuk pembuatan contoh surat niaga haruslah runtut dan jelas.
Ada berbagai macam surat niaga yaitu surat perkenalan, surat permintaan penawaran, surat penawaran, surat pesanan, surat pengiriman barang, surat pengaduan atau claim, surat jawaban pengaduan, serta surat-surat lain yang masih berhubungan dengan dunia usaha. Urutan pertama dalam surat niaga adalah surat perkenalan. Surat ini berisi perkenalan dari perusahaan yang menjual barang kepada pihak perusahaan yang akan menjadi pembeli produknya surat ini biasanya dibuat pertama ketika akan memperkenalkan perusahaan kepada calon pembeli. Setelah menerima surat perkenalan jika calon pembeli berminat akan mengirimkan surat balasan berupa surat permintaan penawaran barang. Berbagai contoh surat niagamengenai surat perkenalan dan permintaan penawaran sudah tersedia banyak, biasanya surat ini menggunakan bahasa yang baku namun menarik agar calon pembeli berminat untuk membeli barang atau jasa yang ditawarkan.
Tindak lanjut dari surat permintaan penawaran barang adalah surat penawaran barang yang dikirim kepada pembeli. Surat penawaran ini berisi mengenai penjelasan barang ataupun jasa yang dijual oleh penjual. Dalam surat ini juga dijelaskan mengenai bagaimana cara pengiriman barang dan cara pembayarannya. Apabila pembeli berminat dan tertarik dengan surat penawaran yang dikirmkan oleh penjual pembeli akan mengirimkan surat balasan berupa surat pesanan barang. Surat pesanan ini berisi nama barang dan jumlah barang yang akan dipesan oleh pembeli. Dalam surat pesanan ini juga bisa dicantumkan cara pengiriman barang yang diinginkan oleh pembeli. Berbagai contoh surat niaga berupa surat penawaran dan pesanan harus dibuat dengan bahasa yang sopan dan santun serta menggunakan bahasa Indonesia yang baku.
Setelah menerima surat pesanan penjual akan memproses surat pesanan itu dan akan mengirimkan surat pengiriman barang jika barang sudah dikirim. Surat pengiriman barang berisi penjelasan mengenai cara pengiriman barang dan bukti pembayaran yang sudah diterima, jika pembayaran belum dilakukan penjual juga bisa mengirimkan surat tagihan pembayaran kepada pembeli. Surat tagihan pembayaran dikirimkan ketika pembeli belum juga membayar pesanan barang yang sudah dikirim. Contoh surat niaga yang berupa surat tagihan berisi jumlah pembayaran yang belum dibayar ataupun kekurangan pembayaran yang belum dilakukan oleh pembeli.
Selain surat tagihan pembayaran yang dikirmkan oleh penjual, pembeli juga bisa mengirimkan surat pengaduan atau claim kepada penjual. Contoh surat niaga yang berupa surat pengaduan berisi mengenai pengaduan pembeli kepada penjual. Pengaduan ini dapat berupa kerusakan barang, jenis yang dikirim salah ataupun jumlah barang yang dikirim kurang. Selain itu surat pengaduan dapat juga berisi keluhan pembeli tentang pelayanan yang diberikan oleh penjual. Bahasa yang digunakan dalam surat pengaduan juga haruslah sopan dan tetap menjaga etika dalam berbahasa. Jika mendapatkan surat pengaduan hendaknya penjual membalas surat pengaduan itu. Balasan surat pengaduan bisa berupa permohonan maaf ataupun pemberian ganti rugi untuk pembeli.
Dalam membuat surat niaga harus tetap memperhatikan beberapa hal penting seperti menentukan tujuan dalam pembuatan surat niaga, menetapkan isi dari surat, jenis dan merk barang ataupun jasa, dan penetapan jumlah barang yang akan dipesan maupun ditawarkan. Selain itu tata urutan penulisan surat juga harus diperhatikan. Yang asing penting adalah gunakan bahasa yang baik, jelas, sopan dan baku dalam penulisan surat. Penulisan contoh surat niaga haruslah bertahap dan sesuai sitematika.
